Es gibt wohl kaum eine Büroarbeit, die so unbeliebt ist wie die Ablage oder das Archivieren. Nicht umsonst wird diese Arbeit meistens den Lehrlingen oder den Aushilfen überlassen. Dabei können auch Sie mit ein paar einfachen Tipps Ihre Bürounterlagen so gut archivieren, dass sie garantiert alles mit einem Griff wieder finden. Leider verlangte vor allem bei Unternehmen der Gesetzgeber, dass sie verschiedene Unterlagen über Jahre oder sogar über Jahrzehnten aufheben müssen.

Aber gerade das macht es auch erforderlich, dass Sie für Ihre Unterlagen ein einheitliches System finden, denn sie werden sich sonst nach Jahren kaum noch daran erinnern, welches Papier oder welches Dokument in welchem Ordner liegt. Gewöhnen Sie sich deshalb beizeiten ein einheitliches System an.

Ein paar wichtige Hilfsmittel

So behalten Sie die Übersicht

Die Dinge die Sie dafür benötigen, sind eigentlich recht schnell angeschafft. Aktenordner und Einlagen für die Ordner sind schon sozusagen die halbe Miete. Ein gutes System und konsequentes Handeln sind der Rest, der dafür sorgt, dass Sie Ordnung in Ihren Unterlagen haben. Außerdem sollten Sie sich für Ihre Büroarbeit ein paar Hilfsmittel anschaffen. Computer, Telefon und Faxgerät stehen ja inzwischen in den meisten Büros. Zuhause sieht das wieder etwas anders aus. Vor allem dann, wenn sie ein Home-Office haben und häufig ihre Adresse schreiben müssen, hilft ein Adressstempel weiter. Sie sparen durch den Stempel viel Zeit, die sie für andere Aufgaben sinnvoller einsetzen können. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass sie alle Arbeitsmaterialien in Reichweite haben, damit sie nicht jedes Mal aufstehen müssen, wenn sie etwas benötigen. Auch das kostet unnötig Zeit und sie sind jedes Mal wieder abgelenkt.

So einfach ist das Archivieren

Wie viele Aktenordner Sie benötigen, liegt in erster Linie daran wie viele Dokumente Sie haben und vor allem wie sie die unterbringen können. Am besten ist es, wenn Sie die Ordner nach übergeordneten Dingen wie zum Beispiel Versicherungen, Auto oder Geld anlegen, Selbstverständlich gehört auf die Rückseite der Name. Als Inneneinlage verwenden Sie Einlagen, die ähnlich wie ein Register zu lesen sind wenn sie den Ordner aufschlagen. Diese Register gibt es in verschiedenen Farben in Schreibwarengeschäften. Überlegen Sie sich im Vorfeld geeignete Unterkategorien. Das kann zum Beispiel bei mehreren Autos für jedes einzelne Auto eine Kategorie sein. Ähnliches gilt für den Bankordner. Trennen Sie Guthaben und Verpflichtungen. Das erleichtert Ihnen später die Suche nach bestimmten Dokumenten. Wenn Ihnen beim beim Sortieren noch eine zusätzliche Kategorie einfällt, können Sie durch die variablen Einlageblätter jederzeit noch eine Kategorie hinzufügen. Entscheiden sollten sich nun darüber, ob sie oben das neuste Blatt haben möchten, oder lieber das älteste Dokument. Dieser Reihenfolge sollten Sie auf jeden Fall beibehalten. Seien Sie konsequent mit ihrer Ablage und natürlich immer sehr genau. So sparen Sie am Ende viel Zeit.

Bild: panthermedia.net Erwin Wodicka, mch67

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