Archive – digital oder in herkömmlicher Form – erfordern Ordnungssysteme. Gerade die Arbeit mit statistischen Werten und veränderbaren Größen stellt an ein funktionierendes Archiv Anforderungen. Sinn von Ordnungssystemen ist der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf jede gewünschte Information. Dafür kommen verschiedene Anwendungen infrage:
 
 
 

-        das alphabetische System

-        das numerische System nach Zahlen

-        das System nach Zeitangaben

-        Zeitangabe und laufende Nummer

-        Ordnung nach Themenbereichen und Unterordnung nach Kategorien

Werden Archive digital intern oder extern gespeichert, greifen diese Systeme meist ineinander und bauen aufeinander auf. Hier lassen sich die besten Ordnungssysteme verwirklichen.

Zahlen, Fakten, Statistik einfacher darstellen

Meistens ist Arbeit im Archiv computerbasiert

Übersichtlicher werden Statistiken, wenn statt langer Zahlenblocks Größenordnungen und ihre Veränderungen in Zeiträumen oder unter bestimmten Bedingungen bildlich dargestellt werden. Ein jeder kennt die Wachstumsstatistiken, die beispielsweise durch veränderte Figuren, Kreise und Kreisausschnitte, farbige Balken dargestellt werden. Solche als Zahlenbilder bezeichneten Darstellungen geben auf einen Blick die gewünschte Information. Anschauliche Zahlenbilder finden sich auf der Webseite http://www.zahlenbilder.de/, wo zu den unterschiedlichsten statistischen Erhebungen Zahlenbilder im Internet zur Anschauung stehen. Zahlenbilder sind nicht nur für den Betrachter von Archivdaten und Statistiken leichter und schneller zu erfassen, sie sparen auch Platz im Unterschied zu langen Zahlenkolonnen, wenn sie beispielsweise ausgedruckt werden sollen. Sie lassen sich zudem vorteilhafter in Artikel und Berichte einfügen, wo sie die Seite nicht mit langen Aufzählungen und Zahlenblocks belasten. Den Darstellungen von Daten und Zahlen über Zahlenbilder liegen immer Tabellen zugrunde.

Zahlen übersichtlich gestalten

Nicht für jeden Fall von Zahlen- und Faktendarstellungen sind Zahlenbilder geeignet. Eine Reihe von Zahlenangaben müssen unweigerlich als Zahl dargestellt werden. Gerade bei mathematischen Darstellungen handelt es sich hier oft um lange Zahlen. Hier hilft die Unterteilung von Zahlen großer Größen in Dreier- und Zweierblöcken. Bei ungeraden Zahlen für bestimmte Angaben werden dazwischen auch einzeln stehende Zahlen eingefügt. Diese machen die Zahl übersichtlicher, schnell lesbar und Ergebnisse ebenso schnell erkennbar wie die Zahlenbilder. Zur weiteren Übersichtlichkeit führen die Dezimalstellen mit dem Komma, Punkte, der Doppelpunkt bei Zeitangaben und Bindestriche.  Für die Darstellung von großen Zahlen, Zahlenkolonnen, Datenwerten mit Zahlenangaben und Zahlenangaben mit Rechenzeichen gibt es bestimmte Regeln, für Zahlengruppen und Abstände zwischen Gruppen und Zahl und Rechenzeichen.

Bild: panthermedia.net Antonio Veraldi, Karsten Ehlers

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